Conferimento
PAD acquisisce gli archivi recandosi direttamente dall’autore e trasferendo i file su un hard disk dotato di criptazione hardware. All’autore viene proposto un questionario informativo, che aiuta PAD a capire la tipologia e la provenienza del materiale conferito, e le modalità con cui i file sono stati archiviati. Si chiede all’autore di fornire qualche informazione sul suo rapporto con il computer e con il web.
Nel caso in cui l’autore voglia ampliare il proprio fondo PAD, l’archivio verrà aggiornato con un sistema che mantenga le strutture e i dati precedenti e accolga separatamente, pur con interconnessioni, le directory e i file conferiti in momenti successivi.
Quanto più il conferimento è esteso e la copia eseguita da PAD fedele alla situazione originaria, tanto più è possibile utilizzare e interpretare i materiali raccolti. Gli archivi conferiti possono tendere a quattro tipologie:
- L’archivio coincide perfettamente con l’archivio dell’autore al momento del conferimento.
- L’archivio coincide solo in parte con l’archivio dell’autore: la struttura nella sostanza è immutata, ma alcuni materiali sono stati eliminati
- L’archivio coincide in minima parte con l’archivio dell’autore: cambia sia nella struttura delle directory che nel numero dei file
- L’autore ha selezionato i file ed eventualmente li ha inseriti in una o più cartelle create appositamente per il conferimento.
Appena il conferimento giunge al Centro Manoscritti di Pavia, viene versato nella workstation in cui viene gestito interamente dal software Digital Preservation Workflow (DPW).
Ad ogni documento vengono associati dei codici hash SHA-1, che rimarranno associati per sempre ai singoli file e all’intero fondo. Questa operazione è fondamentale per identificare i documenti e preservarne l’autenticità.
Il programma DPW genera una lista dei file conferiti, che viene inviata all’autore per una convalida. Con la convalida del documento vengono avviate le procedure di conservazione. L’autore, attraverso il contratto, dà a PAD indicazioni sulle preferenze di trattamento e consultazione.
A questo punto, viene effettuato un primo backup del fondo nella sua forma originaria. Una seconda copia, invece, viene utilizzata per perseguire finalità di conservazione e consultazione. Con questa finalità, vegono effettuate le seguenti operazioni:
- verifica e gestione di files nascosti e virus;
- impostazione della modalità read-only;
- estrazione dei metadati;
- normalizzazione dei documenti.
Al termine di queste operazioni, è possibile proseguire con l’analisi del fondo per effettuare una ricognizione finalizzata alla redazione dell’inventario archivistico.
La consultazione, a seconda delle disposizioni dell’autore, può essere effettuata in maniera tradizionale, leggendo i documenti a schermo, o tramite strumenti di analisi avanzata (similarity index, text analysis, statistical analysis, data mining) messi a disposizione dal software DPW Consulta.