Il programma PadPrint genera una lista di tutti i file conferiti, che viene inviata all’autore per una convalida. In caso di ripensamenti l’autore può decidere di eliminare un file o un gruppo di file. Se l’archivio ha un elevato numero di documenti, o se contiene numerose cartelle compresse, l’autore potrebbe infatti aver conferito alcuni materiali inconsapevolmente. Con la convalida del documento vengono avviate le procedure di immagazzinamento, conservazione e archiviazione.

L'autore dà a PAD indicazioni sul trattamento dei materiali: attraverso il contratto indica le modalità di consultazione (se solo in sede o anche da remoto); se alcuni file avessero contenuti particolarmente delicati, l'autore può decidere di bloccarli anche solo temporaneamente dalla consultazione.