Conferimento

Controllo qualità

PAD ha messo a punto un sistema per il controllo della qualità e per la gestione delle attività. Il sistema, che si occupa di monitorare le aree di lavoro, è verificato costantemente da un software. Questo monitora la coerenza tra i dati inseriti manualmente dagli operatori e quelli inviati automaticamente dai programmi che controllano gli archivi, segnalando all’amministratore del sistema eventuali anomalie e tentativi di manomissione.

Conferimento

PAD acquisisce le collezioni recandosi direttamente dall’autore e trasferendo i file su un hard disk dotato di criptazione hardware.  All’autore viene proposto un questionario informativo, che aiuta PAD a capire la tipologia e la provenienza del materiale conferito, e le modalità con cui i file sono stati archiviati. Si chiede all’autore di fornire qualche informazione sul suo rapporto con il computer e con il web.

Nel caso in cui l’autore voglia ampliare il proprio fondo PAD, l’archivio verrà aggiornato con un sistema che mantenga le strutture e i dati precedenti e accolga separatamente, pur con interconnessioni, le directory e i file conferiti in momenti successivi.

Quando l’hard disk criptato arriva all’Università di Pavia, i dati vengono copiati in un deposito temporaneo protetto, che assicura il Disaster Recovery. Qui i dati sono preservati senza trattamento per garantire l’integrità dell’archivio in caso di errori. L’autore può richiedere in qualsiasi momento un backup in caso di perdita dei dati conservati sul proprio computer personale.

Ogni autore decide cosa conferire: quanto più la donazione è ampia e la copia eseguita da PAD fedele alla situazione originaria, tanto più è possibile utilizzare e interpretare i materiali raccolti. Gli archivi conferiti possono tendere a quattro tipologie:

  • La collezione coincide con l’archivio dell’autore
  • La collezione coincide solo in parte con l’archivio dell’autore: la struttura nella sostanza è immutata, ma alcuni materiali sono stati eliminati
  • La collezione coincide in minima parte con l’archivio dell’autore: cambia sia nella struttura delle directory che nel numero dei file
  • L’autore ha selezionato i file ed eventualmente li ha inseriti in una o più cartelle create appositamente per il conferimento.

Nel primo caso PAD trasferisce la copia dei file e delle directory così come sono distribuite nel computer di provenienza. Nel secondo e terzo caso PAD chiede all’autore, se lo desidera, di aggiungere qualche informazioni generica sulla struttura originaria del suo archivio. Nel quarto caso PAD considera i file come materiali autonomi e non tiene traccia della struttura originaria dell’archivio di provenienza.

Una copia dei dati è trasferita in un deposito di controllo, dove vengono eliminate le cartelle e i file nascosti, che potrebbero essere stati generati automaticamente dal computer e contenere istruzioni per il funzionamento del sistema operativo e dei programmi. PAD parte dal principio che cartelle e file nascosti possono contenere dati sensibili conferiti inconsapevolmente. Si attiva una scansione antivirus e, in caso di problemi, PAD avvisa tempestivamente l’autore offrendogli, se necessario, assistenza. Nell’archivio PAD i file colpiti da virus vengono sottoposti a procedure per tentare di salvare il contenuto oppure sono eliminati se compromessi irrimediabilmente, rimanendo segnalati nella documentazione. Vengono utilizzati degli algoritmi SHA-1, che rimarranno associati per sempre ai singoli file e all’intero fondo. Ogni archivio è criptato ed è accessibile in modalità read-only: non può dunque essere modificato.

Il programma genera una lista dei file conferiti, che viene inviata all’autore per una convalida. In caso di ripensamenti l’autore può decidere di eliminare un file o un gruppo di file. Se l’archivio ha un elevato numero di documenti, o se contiene numerose cartelle compresse, l’autore potrebbe infatti aver conferito alcuni materiali inconsapevolmente. Con la convalida del documento vengono avviate le procedure di conservazione e archiviazione. L’autore, attraverso il contratto, dà a PAD indicazioni sulle modalità di consultazione. Se alcuni file avessero contenuti particolarmente delicati, l’autore può decidere di bloccarli anche solo temporaneamente.