PAD acquisisce le collezioni recandosi direttamente dall'autore e trasferendo i file su un hard disk dotato di criptazione hardware.  

All'autore viene proposto un questionario informativo, che aiuta PAD a capire la tipologia e la provenienza del materiale conferito, e le modalità con cui i file sono stati archiviati. Si chiede all'autore di dare anche qualche informazione sul suo rapporto con il computer e con la rete, per poter raccogliere un campione di risposte e monitorare le evoluzioni della scrittura in connessione con le nuove tecnologie.

Nel caso in cui l’autore voglia ampliare il proprio fondo PAD, l’archivio verrà aggiornato con un sistema che mantenga le strutture e i dati precedenti e accolga separatamente, pur con interconnessioni, le directory e i file conferiti in momenti successivi.

L'autore può richiedere in qualsiasi momento un backup in caso di perdita dei dati conservati sul proprio computer personale.

Quando l'hard disk criptato arriva all’Università di Pavia, i dati vengono copiati in un deposito temporaneo protetto che assicura il Disaster Recovery. Qui i dati sono preservati senza trattamento per garantire l'integrità dell'archivio in caso di errori.